Elektroniczny Obieg Dokumentów - Webinar

Elektroniczny Obieg Dokumentów – Webinar

Agenda

08:50 Otwarcie platformy  konferencji
09:00 Wystąpienie Partnera Merytorycznego konferencji
9.30 Teamworking & Homeoffice :

O tym jak efektywnie połączyć oba zagadnienia, aby dać pracownikom odpowiednie narzędzia do organizowania współpracy w sposób bezpieczny dla firmy. Niezależnie od lokalizacji pracowników, procesy biznesowe predefiniowane lub ad-hoc funkcjonują. Zadania mogą być wykonywane na czas.

Elke Schoenemann, Sales Manager Poland, ELO Digital Office

10:10 Elektroniczne podpisywanie umów i masowe zabezpieczanie dokumentów – e-podpis i pieczęć kwalifikowana w praktyce

Maciej Zygmański, Business Development Manager, SIGNIUS S.A.

10:40 5 niezbędnych kroków, które warto wykonać przed wdrożeniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Urszula Rowińska – Trener Świadomej Zmiany,

Trener Administracji , UrsaGO | Biurowe Rewolucje

11.10 Robot cyfrowy w służbie Elektronicznego Obiegu Dokumentów
Dr. Danuta Kajrunajtys, Wykładowca, UniwersytetEkonomiczny w Krakowie, Izba Rzeczoznawców PTI
11.40 DYSANT Procurement Suite –moduł platform DYSANT RAD & BPM

Wojciech Kroczak, Chief Customer Officer, DYSANT

12.20 Podsumowanie, zakończenie konferencji

    Dane uczestników



    Dane firmy

    * pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe




    Wprowadzenie

    Elektroniczny Obieg Dokumentów poprzez usprawnienia przepływu informacji jest podstawą efektywnych decyzji biznesowych w organizacjach. W procesie operacyjnym organizacje przetwarzają duże ilości dokumentów. Rozwiązaniem dla zorientowanych na wyniki firm jest wdrożenie oprogramowania workflow, które łączy ludzi, procesy i dokumenty w celu poprawy efektywności, zmniejszenia kosztów. Wszystko to przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji, lepszą koordynację działalności organizacji, zwiększoną współpracę między instytucja a jej otoczeniem. Rozwój funkcjonalności oprogramowania do zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) sprawia, że rozwiązania te oferują większe możliwości przy niższych cenach, są lepiej dostosowane do różnych typów organizacji i urządzeń – od komputerów przez tablety do smartfonów. Wraz z rozwojem stosowania e-dokumentów rosną wymagania w stosunku do dostępności serwisu. Firmy i urzędy wdrażając rozwiązania w zakresie EOD będą się starały zapewnić wysoką dostępność aplikacji. Rozwiązaniem jest tutaj wirtualizacja i środowisko Cloud Computing. Wdrożenie EOD oraz integracja z procesami biznesowymi, wpływa na zwiększenie efektywności pracy i zyski.

    Cele
    • Prezentacja rozwiązań przeznaczonych do skanowania, archiwizacji i wyszukiwania dokumentów;
    • Dyskusja nad obniżeniem kosztów wydruku i skanowania w firmie;
    • Identyfikacja głównych problemów związanych z wdrożeniem systemów e-dokument;
    • Czy to już czas na przejście do przechowywania, backupu i archiwizacji dokumentów w chmurze? Jaki typ Cloud Computing wybrać? Jakie kryteria zastosować przy wyborze dostawcy?
    • Prezentacje case study najlepszych praktyk w zakresie wdrażania systemów e-dokument i rozwiązań do kontroli kosztów wydruków i skanowania. Jak przejść od rozwiązania do zarządzania dokumentami do środowisku, platformie wymiany informacji?
    Adresaci
    • Kadra podejmująca strategiczne decyzje – prezesi zarządów, dyrektorzy finansowi, dyrektorzy IT;
    • Kadra menedżerska odpowiedzialna za podejmowanie strategicznych decyzji w firmie;
    • Starostowie, wójtowie i burmistrzowie urzędów powiatowych i gminnych;
    • Kierownicy projektów IT, ds bezpieczeństwa, administratorzy systemów IT;
    • Analitycy biznesowi;
    • Osoby odpowiedzialne za procesy związane z zarządzaniem dokumentami, informacjami, korespondencją masową.
    Termin

    19 listopada 2021

    Miejsce

    Webinar

    Planowana tematyka
    • Korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji do automatyzacji obiegu dokumentów. Do kogo są adresowane rozwiązania w zakresie automatyzacji zarządzania i obiegu dokumentów? Kiedy należy wdrażać tego typu rozwiązania?
    • Przyszłe kierunki rozwoju archiwizacji dokumentów w administracji. Rola metadanych dla zarządzania i wyszukiwania dokumentów. Standardy archiwizowania dokumentów (ISO 14641-1:2012, ISO 27001). Certyfikacja systemów elektronicznej archiwizacji dokumentów. Kontrola zgodności zarchiwizowanych dokumentów ze standardem archiwizacji. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie podpisu elektronicznego (francuskie rozwiązanie M@rine). Podpis elektroniczny jako gwarancja integralności zarchiwizowanego dokumentu. Rozwiązania open source do archiwizacji dokumentów wg standardu ISO 14721. Archiwizacja w chmurze. Zarządzanie dokumentami jako usługa (ang. Managed Document Services). Skalowalność rozwiązań do zarządzania obiegu dokumentów.
    • Regulacje prawne w zakresie e-dokumentów. Digitalizacja dokumentów papierowych a zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i
    • Omówienie zakresu standaryzacji i możliwości wynikających ze stworzenia mechanizmu Registred Mail.
    • Zadania systemu Elektronicznego Zarządzania dokumentacją w świetle Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument Integralny i Autentyczny . Jak zintegrować aplikacje zarządzania dokumentami z systemami autoryzującymi.
    • Systemy zarządzania dokumentami jako podstawowe wsparcie informatyczne mobilnych pracowników agencji i urzędów. Bezpieczeństwo danych w przypadku korzystania z netbooków, tabletów, smartfonów? (VPN, szyfrowanie danych, zdalne zarządzanie mobilnymi urządzeniami).
    • Zarządzanie cyklem życia dokumentu – od jego utworzenia do archiwizacji i zniszczenia. Wybór dostawcy rozwiązań w zakresie zarządzania cyklem życia dokumentów. System zarządzania dokumentami jako część strategii w zakresie systemu zarządzania treścią (ang. CMS – Content Management System).
    • Tendencje w rozwoju rozwiązań do elektronicznego zarządzania, dystrybucji i przechowywania (archiwizacji i wyszukiwania) dokumentów, poczty elektronicznej, faksów. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
    • Systemy zarządzania dokumentami w służbie obywatela. Integracja systemów zarządzania dokumentami z rozwiązaniami portalowymi typu e-urząd, e-commerce, systemami ERP, CRM.
    • E-faktury, jako część e-dokumentów, systemu wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange) oraz e-płatności. Korzyści z interoperacyjności. Cykl życia e-faktury – od wystawienia poprzez przesłanie / udostępnianie w portalu do archiwizacji, korekty, duplikatu. Jak zintegrować dokumenty papierowe w systemach e-dokument?
    • System Obiegu Dokumentów jako element Jednolitej Platformy Wymiany Informacji.